Image by Oliver Menyhart from Pixabay
Program do wystawiania faktur powinien umożliwiać szybkie przygotowanie dokumentu, jego wysłanie i kontrolę płatności. Według opisu na stronie wFirma system pozwala wystawiać wszystkie rodzaje faktur sprzedaży przewidziane przez polskie prawo, w tym faktury VAT, korygujące, marża i OSS, a także faktury pro forma i automatyczne. Dokumenty można tworzyć w dwunastu wersjach językowych i we wszystkich walutach z tabeli NBP, a osiem szablonów pozwala dodać logo firmy. Oprócz faktur można wystawiać paragony niefiskalne i fiskalne. Dostępne są funkcje zbiorczej wysyłki faktur oraz wysyłania pocztą tradycyjną. Program współpracuje z drukarkami fiskalnymi, systemami płatności i bankowością internetową, a dane kontrahentów można importować z rejestru GUS. Jak przebiega typowe wystawienie faktury? Wybrać lub dodać kontrahenta, wpisać pozycje z nazwą towaru lub usługi, ilością i ceną, sprawdzić stawki VAT, termin i formę płatności, a następnie zapisać dokument i wysłać go. W przypadku faktur ustrukturyzowanych dokument jest przesyłany do systemu e-faktur. Co przyspiesza pracę? Zapisane towary i usługi w bazie, które wstawia się jednym kliknięciem. Szablony faktur dla stałych klientów. Import danych kontrahentów po numerze NIP. Wysyłka zbiorcza, która pozwala rozesłać wiele dokumentów jednocześnie. Przypomnienia o niezapłaconych fakturach. Co sprawdzić przed wysyłką? Poprawność danych nabywcy, bo błędy trzeba później korygować. Stawkę VAT i podstawę zwolnienia, jeśli sprzedaż jest zwolniona. Walutę i kurs w przypadku sprzedaży zagranicznej. Termin płatności i numer rachunku. Opis pozycji, który powinien być zrozumiały dla klienta. Jak organizować pracę w firmie? Wyznaczyć osobę, która odpowiada za fakturowanie, i ustalić zasady zatwierdzania wysokich kwot. Regularnie sprawdzać listę nieopłaconych faktur. Archiwizować dokumenty i raporty. Przeszkolić nowych pracowników z obsługi programu. Dobrze korzystać z materiałów szkoleniowych dostawcy, takich jak tutoriale i webinary, oraz testować nowe funkcje na przykładowych danych. Dobrze jest również sprawdzić, czy program pozwala wystawić fakturę z telefonu lub tabletu, bo bywa to przydatne poza biurem.
Program dla księgowej powinien zdejmować z niej najbardziej żmudne zadania, takie jak przepisywanie danych z faktur, a zostawiać czas na analizę i doradztwo. Według opisu na stronie wFirma platforma korzysta ze sztucznej inteligencji do przetwarzania dokumentów. Magic Box to inteligentne przetwarzanie dokumentów PDF i skanów, a rozpoznawanie tekstu OCR automatycznie odczytuje wydatki ze skanów faktur. System oferuje automatyczne księgowanie zdarzeń według zaprogramowanych schematów, obsługuje księgę przychodów i rozchodów, ryczałt oraz księgowość podatkową i pełną, a także generowanie i wysyłkę JPK_V7 i komunikację z organami podatkowymi. Kadry i płace obejmują generowanie umów, zgłaszanie pracowników do ZUS i naliczanie wynagrodzeń. Integracje obejmują bankowość online, ZUS, Ministerstwo Finansów, system VIES i podpisy elektroniczne. Dane są archiwizowane przez pięć lat i chronione szyfrowaną transmisją oraz dwuetapowym logowaniem. Jak taka automatyzacja zmienia pracę? Po pierwsze, księgowa nie musi ręcznie wpisywać każdego dokumentu: system odczytuje dane, a ona je weryfikuje. Po drugie, schematy księgowania zapewniają powtarzalność, ale trzeba je dobrze skonfigurować i okresowo przeglądać. Po trzecie, deklaracje i pliki JPK są generowane z zaksięgowanych danych, więc jakość księgowania przekłada się na jakość deklaracji. Po czwarte, integracje z bankiem i urzędami ograniczają przepisywanie i ryzyko błędów. Po piąte, stała pomoc ekspertów pozwala szybko wyjaśnić wątpliwości dotyczące rozliczeń. Na co zwrócić uwagę, wprowadzając takie narzędzie? Trzeba przeszkolić zespół, aby wiedział, jak weryfikować automatycznie odczytane dane i jakie błędy najczęściej występują, na przykład przy słabej jakości skanów. Warto ustalić zasady kontroli, na przykład sprawdzanie losowej próby dokumentów. Należy dostosować schematy do specyfiki klientów. Dobrze także planować przejście na nowy system w okresie mniejszego obciążenia, a nie tuż przed terminami deklaracji. Pamiętajmy, że automatyzacja pomaga, ale nie zastępuje wiedzy: odpowiedzialność za poprawność rozliczeń nadal ponosi księgowa i klient. Warto zaplanować wdrożenie etapami: najpierw pilotaż na kilku klientach, potem pozostali, i zbierać uwagi pracowników po każdym etapie.
Biuro rachunkowe to organizacja, w której liczy się terminowość: deklaracje, składki i sprawozdania mają ustawowe terminy, a pomyłka może kosztować klienta. Dlatego program do zarządzania w biurze rachunkowym obejmuje nie tylko księgowanie, lecz także planowanie pracy. Według opisu na stronie wFirma system oferuje listę firm z działaniami masowymi, które pozwalają szybko wykonywać operacje dla wielu klientów jednocześnie. Biuro może masowo wystawiać faktury za usługi cykliczne, wysyłać zbiorcze informacje o podatkach i ZUS oraz zarządzać dodatkowymi czynnościami. Tworzone są listy zadań dla pracowników z priorytetami i terminami. Platforma integruje się z KSeF i umożliwia elektroniczną wysyłkę dokumentów sprzedaży, a dostępne są tutoriale dotyczące wystawiania i wysyłki faktur do systemu oraz zarządzania uprawnieniami. System uprawnień pozwala definiować dostęp do modułów, a użytkowników może być dowolnie wielu. Dodatkowo dostępne są terminarz z ważnymi datami, raport pracochłonności pracowników, panel główny, który można dostosować, oraz funkcje automatyzacji Magic Box i SMART Lista. Jak zorganizować pracę? Po pierwsze, podzielić klientów między pracowników według kompetencji i obciążenia, a przypisanie zapisać w systemie. Po drugie, ustawić zadania cykliczne dla stałych obowiązków i sprawdzać ich realizację. Po trzecie, nadać uprawnienia zgodnie z zasadą minimalnych potrzeb, czyli każdy widzi tylko to, co jest mu potrzebne. Po czwarte, korzystać z terminarza podczas cotygodniowych spotkań zespołu i omawiać zbliżające się terminy. Po piąte, analizować raport pracochłonności, aby wykrywać klientów wymagających więcej czasu i dostosować wycenę usług. Po szóste, ustalić procedurę zastępstw na czas urlopów i zwolnień. Po siódme, regularnie szkolić pracowników z nowych funkcji i przepisów, szczególnie przy zmianach dotyczących KSeF. Po ósme, dbać o bezpieczeństwo danych, na przykład wymuszając silne hasła i logowanie dwuetapowe. Dobrze regularnie zbierać opinie zespołu na temat narzędzia i wspólnie usprawniać procesy.
