Moment odejścia z dotychczasowej pracy może być trudny zarówno dla pracownika, jak i dla kolegów z zespołu czy samego pracodawcy. Właśnie dlatego warto zadbać o właściwie przeprowadzony offboarding – może on poskutkować pozytywnym zakończeniem relacji i jeszcze lepszymi wspomnieniami związanymi z organizacją. Sprawdź, na czym dokładnie polega ten proces, co się na niego składa i dlaczego ma on tak duże znaczenie.

• Offboarding to zaplanowany proces rozstania pracownika z organizacją.
• Składa się na niego wiele etapów – m.in. komunikacja zmian zespołowi, zwrot własności firmy oraz dokumentów, przekazanie wiedzy i obowiązków nowej osobie, domknięcie rozpoczętych zadań, wykorzystanie zaległych dni wolnych i tzw. exit interview.
• Offboarding ma na celu minimalizację negatywnych doświadczeń związanych z odejściem z firmy oraz zachowanie dobrych relacji z byłym pracownikiem.
• Na przebieg i czas trwania całego procesu wpływa to, czy zatrudniony sam zdecydował się na zmianę miejsca pracy, czy otrzymał wypowiedzenie od pracodawcy.

Co to jest offboarding?

Offboardingiem nazywa się zaplanowany proces rozstania firmy z pracownikiem, składający się z wielu etapów. Jego głównym celem jest minimalizacja nieprzyjemnych doświadczeń związanych opuszczaniem organizacji oraz negatywnego wpływu zmiany miejsca zatrudnienia zarówno na pracownika, jak i na całą firmę. Pozwala on również zachować dobre relacje z byłym pracownikiem, co przekłada się m.in. na lepsze opinie o firmie. Niekiedy proces ten jest przeprowadzany zdalnie – mowa głównie o sytuacjach, w których pracownik realizował swoje obowiązki setki kilometrów od siedziby firmy. Najczęściej jednak nawet w takich przypadkach firma i pracownik starają się zorganizować osobiste spotkanie w celu zakończenia współpracy.

Co składa się na offboarding?

Na offboarding składają się wszystkie działania od chwili, w której pracownik podejmuje decyzję o zmianie miejsca pracy, aż do momentu jego rozliczenia się z pracodawcą. Obejmuje on m.in. takie etapy jak:

• poinformowanie współpracowników i klientów firmy o odejściu pracownika;
• przekazanie własności firmy – m.in. służbowego laptopa, sprzętu, samochodu czy kluczy/kart dostępu – i dezaktywacja firmowych kont na poczcie czy platformie dla zatrudnionych;
• domknięcie rozpoczętych zadań i projektów;
• przekazanie wiedzy oraz obowiązków innemu pracownikowi;
• przekazanie kontaktów do klientów i współpracujących firm;
• przekazanie dokumentacji bądź dostępów do dokumentów;
• wykorzystanie zaległego urlopu wypoczynkowego w ostatnich dniach pracy lub wypłacenie przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego;
• exit interview (rozmowa na temat opinii o organizacji, jej mocnych i słabszych stron czy przyczyn odejścia) i podziękowanie za współpracę;
• ostatni dzień w pracy, opcjonalnie pożegnalne spotkanie zespołu.

Niekiedy elementem offboardingu jest też tzw. outplacement, czyli proces, podczas którego firma pomaga zwolnionemu pracownikowi w poszukiwaniu nowego zatrudnienia. To, w jaki sposób i jak długo przebiega offboarding, zależy w dużej mierze od tego, czy zatrudniona osoba sama zdecydowała się na odejście z firmy, czy otrzymała wypowiedzenie od pracodawcy.

Dlaczego warto zadbać o skuteczny offboarding?

Wiele firm zdecydowanie większą wagę przywiązuje do procesu onboardingu, czyli wdrożenia nowego pracownika do organizacji, niż do jego pożegnania. Tymczasem okazuje się, że offboarding ma równie duże znaczenie dla całego przedsiębiorstwa. Dlaczego? Osoby, które doświadczyły pozytywnego procesu offboardingu w poprzedniej firmie, znacznie chętniej polecają ją innym. Co więcej, skuteczny offboarding ułatwia podjęcie decyzji o ewentualnym powrocie do byłego pracodawcy w przyszłości – w przeciwieństwie do sytuacji, w której rozstanie z poprzednią firmą przebiega w nerwach i niezgodzie. Proces ten zapobiega również kolejnym odejściom pracowników – m.in. dzięki wdrożeniu odpowiednich kroków wynikających z exit interview – i przeciwdziała dużemu spadkowi motywacji pozostałych zatrudnionych. Bez względu na przyczyny odejścia z obecnego miejsca pracy pracodawca w trakcie offboardingu powinien wykazać się zrozumieniem i otwartością.

Może Cię zainteresować: Co to jest franchising?

Podsumowanie

Odpowiednio przeprowadzony offboarding, czyli proces rozstania przedsiębiorstwa z pracownikiem, ma równie duże znaczenie co proces onboardingu. Jego celem jest przede wszystkim zachowanie pozytywnych relacji z byłymi zatrudnionymi i zapobieganie negatywnym doświadczeniom związanym z opuszczaniem organizacji. Obejmuje on m.in. poinformowanie zespołu o odejściu danej osoby, zwrot dokumentów i własności firmy, przekazanie obowiązków oraz wiedzy innemu pracownikowi, domknięcie rozpoczętych projektów, wykorzystanie zaległego urlopu oraz tzw. exit interview.