Image by Steve Buissinne from Pixabay
Aktualnie Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest dobrowolny, jednak już od przyszłego roku ma dojść do zmian - system ten stanie się obowiązkowy w firmach. Podatnik może zdecydować się na jego użytkowanie już teraz, zwłaszcza że stosowanie faktur elektronicznych nie jest zastrzeżone dla wystawiania faktur z początkiem danego roku podatkowego. Jak wygląda numeracja w KSeF? Czy system ten oznacza koniec dla małych dostawców oprogramowania? Co musimy wiedzieć o korekcie faktury w KSeF? Sprawdźmy!
Z pewnością przykładowy numer KSeF interesuje każdego przedsiębiorcę, który zamierza korzystać z tego systemu jak najszybciej. Według przepisów wiemy, że faktura ustrukturyzowana jest uznana za wystawioną z dniem jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Natomiast dokument ten jest uznany za otrzymany w dniu przydzielenia w systemie numeru identyfikującego. Faktury strukturalne są wystawiane i odbierane przy użyciu KSeF za pomocą specjalnego oprogramowania interfejsowego, w elektronicznej postaci i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego. W ustawie o VAT wskazano także, że KSeF jest systemem teleinformatycznym, który służy do oznaczania faktur strukturalnych numerem identyfikującym przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur. Co to oznacza? W efekcie każda elektroniczna faktura stworzona w systemie oznaczana jest specjalnym numerem, dzięki czemu można ją zidentyfikować w KSeF.
KSeF doprowadzi do zmian w zakresie wystawiania i rozliczania tzw. faktur korygujących. Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług, KSeF korekta faktury powinna zostać wystawiona w następujących przypadkach:
Od 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy, a wszelkie zmiany podstawy opodatkowania lub pomyłki w pozycji faktury spowodują konieczność wystawienia faktury dokumentującej, które ma za zadanie wskazywać rzeczywisty przebieg transakcji. Dzięki takiej fakturze można podać prawidłowe i zgodne z prawdą kwoty i inne dane, co decyduje o rzetelności stworzonego dokumentu.
Dodatkowo KSeF doprowadzi do uproszczenia w rozliczaniu faktur korygujących zmniejszających sprzedaż. Sprzedawca będzie miał możliwość uwzględnienia korekty faktury in minus w chwili wystawienia faktury korygującej w KSeF, bez spełniania dodatkowych wymagań.
Czy KSeF dla małych firm może wprowadzać problemy? Okazuje się, że integracja z tym systemem nie jest jednorazowym działaniem, lecz procesem wymagającym sporych zasobów finansowych i ludzkich. Dostawcy oprogramowania powinni dopasować swoje systemu do wymagań wskazanych przez Ministerstwo Finansów. Muszą zadbać o to, aby dane były bezpieczne i regularnie aktualizować systemy wtedy, gdy pojawiają się zmiany techniczne po stronie MF. Małe firmy z ograniczonymi zasobami już teraz widzą, że to zadanie może być niezwykle wymagające i kosztowne! Z kolei duże podmioty traktują Krajowy System e-Faktur jako kolejne narzędzie do wdrożenie, w które włożą pieniądze i czas. Niestety dla małych działalności bariera ta może być nie do przeskoczenia, zwłaszcza że błędy we wdrożeniu mogą doprowadzić do problemów technicznych i odpowiedzialności za prawidłowe tworzenie dokumentacji. Przez to właściciele biur rachunkowych podejmują różne strategiczne decyzje, tak aby usprawniać i ułatwiać codzienną pracę. W każdym przypadku zalecane jest wsparcie specjalistów z doświadczeniem i wiedzą, dzięki czemu cały proces przebiegnie sprawniej i przyniesie za sobą liczne korzyści.
Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla przedsiębiorców już od 2026 roku. To ogólnopolski system komputerowy, który pozwala skierować faktury strukturalne w jedno centralne miejsce. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą korzystać z nowoczesnych i wygodnych rozwiązań, które usprawnią ich pracę każdego dnia.
