Nie taki KSeF straszny, jak go malują

Dla wielu przedsiębiorców KSeF to wciąż tajemniczy skrót, który budzi więcej obaw niż entuzjazmu. Zmiana jednak nadchodzi — i to szybciej, niż się wydaje. O tym, jak się do niej przygotować, rozmawiamy z Moniką Jarzębską, naczelnik Urzędu Skarbowego w Sierpcu.

Czym właściwie jest KSeF? Ten skrót budzi niepokój u wielu przedsiębiorców.

KSeF to skrót od Krajowego Systemu e-Faktur. To nowy, ogólnopolski system, który od 2026 roku stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. Jego zadaniem jest uproszczenie obiegu faktur – zamiast wysyłać je e-mailem czy drukować, przedsiębiorca wystawi fakturę w swoim programie, a ona automatycznie trafi do systemu KSeF. Tam zostanie zarchiwizowana i udostępniona kontrahentowi. Wszystko odbywa się elektronicznie, bez udziału papieru czy PDF-ów.

A co oznacza, że faktura będzie „ustrukturyzowana”?

To znaczy, że faktura ma określony, jednolity format – konkretnie XML. Nie trzeba tego tworzyć samodzielnie – robi to program do faktur, który musi być zgodny z KSeF. To nie jest faktura w PDF-ie – tylko specjalny plik, który można odczytać w systemie. Ale najważniejsze – dane na fakturze się nie zmieniają, zmienia się tylko sposób jej przesyłania i przechowywania.

Kogo i kiedy obejmie obowiązek korzystania z KSeF?

Obowiązek będzie wprowadzany dwuetapowo. Od 1 lutego 2026 roku dotyczyć będzie firm, które w 2024 roku osiągnęły sprzedaż powyżej 200 milionów złotych. Od 1 kwietnia 2026 r. system obejmie już wszystkich przedsiębiorców, niezależnie od skali działalności.

Czy to oznacza, że faktury papierowe znikną całkowicie?

W większości przypadków – tak. Faktury papierowe i PDF-y będą dopuszczalne tylko w wyjątkowych sytuacjach, np. w trybie awaryjnym. Wyjątkiem są też faktury VAT RR – wystawiane przy zakupie produktów od rolników ryczałtowych – te zostaną objęte systemem dopiero od kwietnia 2026 roku, i to fakultatywnie.

Jak przedsiębiorcy mają się przygotować do tych zmian?

Przede wszystkim warto już teraz sprawdzić, czy używany program do fakturowania obsługuje KSeF. Większość dostawców już nad tym pracuje. Ministerstwo Finansów udostępni też darmową aplikację do wystawiania faktur – tzw. Aplikację Podatnika. Dobrze też skonsultować się z biurem rachunkowym – w systemie KSeF można nadać księgowej odpowiednie uprawnienia, by miała dostęp do wszystkich faktur.

Jakie są największe korzyści z wprowadzenia KSeF?

Najbardziej odczuwalna będzie możliwość uzyskania zwrotu podatku VAT w krótszym czasie – nawet w 40 dni zamiast standardowych 60. Poza tym faktur nie trzeba już archiwizować samodzielnie – KSeF przechowuje je przez 10 lat. Nie trzeba też wystawiać duplikatów, bo faktura nigdy nie „zginie” w systemie. Dochodzi też automatyzacja księgowości, mniejsze ryzyko błędów, bezpieczeństwo danych i uproszczone kontrole podatkowe.

Co z osobami, które nie czują się pewnie w technologiach?

Właśnie z myślą o takich osobach Ministerstwo Finansów stworzyło prostą, darmową Aplikację Podatnika, która umożliwia wystawianie faktur bez potrzeby korzystania z rozbudowanego systemu księgowego. Można też korzystać z pomocy biura rachunkowego, któremu nadaje się uprawnienia do działania w KSeF. To naprawdę nie musi być trudne – ale trzeba się przygotować i nie zostawiać tego na ostatnią chwilę.

Czy urząd skarbowy będzie wspierał przedsiębiorców we wdrażaniu się do KSeF?

Tak, już teraz organizujemy spotkania informacyjne, na których wyjaśniamy, czym jest KSeF i jak się do niego przygotować. W Sierpcu odbędą się jeszcze trzy takie spotkania – 28 lipca oraz 11 i 25 sierpnia – w godzinach od 10:00 do 12:00, w budynku Urzędu Skarbowego. Zachęcam wszystkich przedsiębiorców, a także osoby prowadzące biura rachunkowe do udziału – można zadać pytania i rozwiać wszystkie wątpliwości. Wkrótce będziemy również prowadzić szkolenia merytoryczne dla przedsiębiorców.

Dziękuję za rozmowę